Pengertian Email, Cara Kerja, Fungsi, Manfaat, Jenis-Jenis Email

Pengertian Email – Email seringkali digunakan oleh masyarakat luas, untuk berkirim pesan kepada orang terdekat. Sehingga dapat dikatakan bahwa kegiatan berkirim email, sudah menjadi hal yang umum untuk dilakukan. Namun apakah Anda mengetahui pengertian email sendiri? Secara umum email disebut sebagai surat elektronik yang dikirim menggunakan perangkat komputer, dengan bantuan jaringan internet.

Pengertian Email

pengertian email
pengertian email

Pengertian email adalah aktivitas mengirim dan menerima pesan secara digital, dengan bantuan teknologi canggih. Teknologi canggih tersebut berupa perangkat komputer atau smartphone yang telah terkoneksi dengan jaringan internet. Kemudian pesan akan dikirim dengan menggunakan alamat khusus email yang dimiliki penerima. Barulah pesan dapat diterima oleh orang yang hendak Anda kirimi email.

Kegiatan mengirim pesan melalui email tergolong lebih murah, efisien, dan cepat sampainya, bila dibandingkan dengan menggunakan surat. Bahkan Anda juga bisa mengirim foto, video, hingga audio, melalui email dengan cepat. Sehingga tidak heran bila sampai sekarang, banyak orang yang masih menggunakan email untuk melakukan kegiatan surat menyurat dengan kerabat terdekat.

Cara Kerja Email

cara kerja email
cara kerja email

Cara kerja email tergolong sama dengan menulis surat. Namun bedanya Anda harus membutuhkan software khusus untuk email, jaringan internet, dan juga perangkat komputer. Selain itu, mengirim pesan melalui email tergolong cepat dan mudah untuk dilakukan. Berbeda dengan mengirim pesan melalui surat, yang membutuhkan waktu lama untuk bisa diterima orang lain atau penerimanya.

1. Proses Penulisan Pesan

Awalnya pengirim akan membuka software khusus email melalui perangkat komputer. Kemudian pengirim menuliskan pesan dalam software tersebut. Pengirim juga dapat menyisipkan dokumen penting di dalam email tersebut. Selanjutnya pengirim menuliskan alamat email penerima pesan dengan benar. Lalu pengirim memberikan perintah kepada software, untuk mengirimkan pesan tersebut ke alamat email yang telah dituliskan.

2. Proses Pengiriman Pesan

Pesan yang sudah diperintahkan untuk dikirim, akan dilakukan proses identifikasi terlebih dahulu. Proses tersebut dilakukan oleh email server kepada alamat email pengirim. Kemudian pesan diteruskan kepada email server lain, yang memiliki jarak terdekat dengan alamat email pengirim. Perlu Anda ketahui bahwa proses pengiriman email, harus melewati beberapa rute server yang telah ditentukan.

3. Proses Penerimaan Pesan

Pesan yang telah sampai ke alamat email penerima, akan disimpan terlebih dahulu pada email server. Proses penyimpanan tersebut dilakukan sampai penerima email membuka pesan tersebut. Ketika penerima membuka pesan dalam halaman inbox, maka software email yang digunakan memberikan perintah untuk mengirimkan email baru pada email server.

Bila perintah sudah dilaksanakan, maka email server akan mengunduh dan menampilkan pesan kepada komputer penerima. Saat itulah, penerima email sudah dapat membaca pesan dari pengirim secara lengkap.

Manfaat dan Fungsi Email

fungsi email
fungsi email

Email memiliki fungsi dan manfaat tersendiri untuk menunjang aktivitas sehari-hari. Hal ini karena dengan menggunakan email, Anda bisa mengirim pesan dalam berbagai format secara cepat dan mudah. Mulai dari berupa teks, gambar, video, hingga audio. Itulah yang membuat email masih digunakan hingga sekarang.

1. Menerima dan Mengirim Pesan

Umumnya pengertian email adalah kegiatan untuk menerima dan mengirimkan pesan kepada orang lain dari berbagai daerah, secara cepat dan mudah. Proses pengiriman cepat dan mudah tersebut, karena dipengaruhi oleh adanya jaringan internet sebagai pendukungnya. Hanya dalam hitungan detik, pesan yang Anda kirimkan dapat diterima oleh orang lain. Dengan begitu Anda tidak perlu menunggu beberapa hari untuk bisa membaca pesan, layaknya mengirim surat.

2. Menerima dan Mengirim File

File merupakan dokumen penting yang digunakan ketika sedang bekerja. Adanya email akan mempermudah Anda dalam menerima dan mengirim file, dengan rekan kerja Anda. File yang dapat Anda kirimkan melalui email antara lain teks, gambar atau foto, audio, dan juga video. Namun sebelum Anda mengirimkan file, harap perhatikan ketentuan ukurannya terlebih dahulu. Bila ukuran file tersebut melebihi ketentuannya, maka Anda harus mengompresnya dahulu.

3. Sebagai Identitas Diri

email yang Anda miliki, dapat sebagai identitas diri Anda. Dengan menggunakan akun email tersebut Akun, Anda bisa melakukan pendaftaran dalam berbagai layanan digital. Mulai dari aktivasi handphone, membuat akun media sosial, hingga berlangganan surat penting. Sehingga tidak heran bila memiliki akun email, sudah menjadi kewajiban yang harus dilakukan di era digital ini.

4. Syarat Mendaftar dalam Berbagai Situs

Kepemilikan berbagai situs digital, sudah menjadi hal yang wajib dilakukan. Seperti halnya game online, sosial media, aplikasi belanja online, forum resmi, hingga situs pembelajaran secara daring. Semua kegiatan tersebut harus dilakukan verifikasi terlebih dahulu, melalui alamat email yang aktif. Bila sudah diverifikasi, Anda sudah bisa melanjutkan berbagai kegiatan di berbagai situs website.

5. Sebagai Media Pemasaran

Kepemilikan akun email, ternyata dapat digunakan sebagai media pemasaran secara online. Hampir semua pebisnis online, memanfaatkan media email untuk mengembangkan penjualannya. Hingga kini pemasaran sebuah produk melalui email, menjadi cara yang sangat efektif untuk dilakukan. Itulah mengapa pemasaran online, lebih banyak diminati dibanding offline.

Jenis-Jenis Email

jenis-jenis email
jenis-jenis email

Perlu Anda ketahui bahwa email terbagi menjadi 2 bagian. Setiap bagian terdiri dari jenis email, yang memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Oleh sebab itu sebelum Anda menggunakan email, wajib mengetahui jenisnya.

Adapun jenis email terbagi menjadi 2 jenis yaitu dari segi mekanisme dan dari segi format isi. Untuk lebih jelasnya kamu bisa lihat penjelasannya yang ada dibawah ini.

A. Segi Mekanisme

Bila dilihat dari segi mekanismenya, email terbagi menjadi 3 jenis. Ketiga jenis email tersebut, memiliki peranan penting satu sama lain.

1. Pop Mail

Pop mail merupakan email yang didapatkan dari Internet Service Provider langganan Anda. POP Mail sendiri memiliki keunggulan berupa email dapat dibuka dan dibaca, meski perangkat komputer Anda tidak tersambung dengan jaringan internet. Sayangnya Pop Mail ini, tidak bisa melakukan pengecekan email dari sembarang tempat. Bahkan Anda tidak bisa membaca email yang sebelumnya sudah dibuka, di tempat lain.

2. Web Based Email

Layanan Web Based E-mail yang berasal dari halaman situs website resmi, seperti Gmail dan Yahoo. Untuk menggunakan Web Based E-mail tersebut, Anda tidak perlu repot karena bisa mengecek email dimana saja dengan software browser apapun. Sayangnya Anda harus selalu tersambung dengan jaringan internet, bila ingin mengecek atau membaca email yang masuk.

3. Email Forwarding

Bila Anda ingin meneruskan pesan yang Anda terima ke alamat email orang lain, Anda bisa menggunakan layanan email forwarding. Dengan menggunakan layanan ini, Anda bisa menyembunyikan siapa yang mengirim email pertama kali. Namun kekurangannya adalah layanan hanya bersifat perantara saja. Kemudian untuk pengiriman emailnya, membutuhkan waktu yang sangat lama dari biasanya. Hal ini karena email tersebut harus melalui uji server.

B. Segi Format Isi

Pada bagian format isi merupakan wujud visual dari sebuah email, yang Anda kirimkan atau terima. Dalam bagian ini akan terbagi 2 jenis email, yang memiliki karakteristik berbeda-beda.

1. Plain Text

Penulisan plain text berupa data yang ditulis dengan format American Standard Code for Information Interchange atau ASCII. Sehingga plain text tersebut, tidak dapat dilakukan modifikasi dalam tulisannya. Mulai dari mengganti hiasan, warna teks, latar belakang, atau ukuran hurufnya.

2. HyperText Mark up Language

HyperText Mark up Language atau HTML merupakan bahasa pemrograman yang digunakan untuk mengatur konten yang ada dalam jaringan internet. Untuk penulisannya, dapat dilakukan sesuai keinginan masing-masing. Mulai dari segi layout, warna, hingga gambar. Kemudian ukuran yang dimiliki HyperText Mark up Language ini, cenderung lebih besar dari plain text.

Bagian-Bagian Email

bagian-bagian email
bagian-bagian email

Ada beberapa bagian email yang wajib Anda ketahui, sebelum mengirim pesan. Khususnya Anda yang masih tergolong pemula dalam menggunakan layanan email. Hal ini bertujuan agar Anda tidak bingung saat menulis email.

  • Compose : untuk menulis atau membuat email baru.
  • Starred: untuk memberi tanda bintang yang berarti penting.
  • Snoozed: untuk memberi pengingat saat ada email baru yang masuk.
  • Sent: berisi email yang berhasil dikirim.
  • Drafts: berisi email yang tidak jadi dikirim.
  • Junk: berisi email yang tidak penting.
  • Important: menampilkan pesan yang dianggap penting.
  • Chats: berisi email dari google hangout.
  • Scheduled: berisi email yang sudah terjadwal untuk dikirim.
  • All mail: berisi semua pesan yang sudah masuk.
  • Spam: berisi email berbahaya atau terdapat masalah di dalamnya.
  • Trash: berisi semua pesan yang sudah dibuang.
  • Categories: pesan yang berisi tentang iklan dari akun sosial media pengguna.
  • Manage labels: berisi arahan untuk mengatur tampilan menu pada email.
  • Icon orang: berisi nama kontak yang telah disimpan dalam alamat email pengguna.
  • Hangout conversation: berisi fitur pesan dari akun hangouts pengguna.
  • Google apps : berisi aplikasi yang ditawarkan oleh google.
  • To: untuk menulis alamat penerima email.
  • Subjeck: untuk menulis judul dari email yang dikirim.
  • Ruang kosong/putih: untuk menulis pesan.
  • Ikon pengait: untuk menyisipkan dokumen.
  • Send: untuk mengirim email.

Pengertian email adalah aktivitas yang dilakukan untuk menerima dan mengirim pesan secara digital. Aktivitas ini tergolong lebih mudah dan cepat untuk dilakukan. Namun Anda harus mempersiapkan segala kebutuhannya terlebih dahulu. Seperti halnya software khusus email, jaringan komputer, hingga kuota internet.

Nah itulah pembahasan kita kali ini mulai dari pengertian email, cara kerja email, fungsi email, manfaat email, jenis-Jenis email berdasarkan dari segi mekanisme dan format isi. Semoga bermanfaat ya.

Tinggalkan komentar